Cepe DOC

Digitalização, gestão e
guarda de documentos

Área do Cliente

A Cepe Doc é um serviço oferecidos pela Cepe (Companhia Editora de Pernambuco), que consiste na digitalização, gestão e guarda de documentos intermediários, tendo como público-alvo, as Secretarias e Órgãos do Estado de Pernambuco. Esse trabalho teve início após Cepe e o Arquivo Público Estadual perceberem a necessidade que o Estado tem de realizar uma gestão documental mais eficaz. Para isso foi elaborada e aprovada Lei Estadual no 15.529, 23 de Junho de 2015.

Entre outras coisas, a Lei define que é dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração como elementos de prova e de informação.

A melhor escolha

Ao escolher a Cepe para a realização desses serviços, você está garantindo um conjunto de procedimentos e operações técnicas desenvolvidos na produção, tramitação, manipulação, avaliação e arquivamento, físico e digital. Por se tratar de documentos intermediários, apenas o armazenamento digital, feito por intermédio da digitalização, tem sua guarda permanente. Os arquivos físicos, na sua gestão de guarda, passam por um processo de armazenamento temporário de acordo com tabela de temporalidade a que se submetem.

Veja algumas vantagens de escolher a Cepe:

. Economia e redução de custos com mão de obra e espaço físico para a sua gestão documental;
. Comodidade e agilidade no processo de consulta aos documentos, auditorias e fiscalizações;
. Controle restrito de acesso;
. Facilidade na consulta de documentos pelos nossos serviços via web, além de evitar extravios e perdas.

O ATENDIMENTO

Para oferecer o melhor suporte, a equipe comercial da Cepe Doc realiza um atendimento personalizado. Após o primeiro contato, uma técnica em arquivos faz o levantamento do acervo fornecendo ao cliente e a nossa equipe um diagnóstico mais preciso do quantitativo e do estado de conservação dos documentos.

Assim, garantimos uma prestação de serviço mais preciso e que se encaixa nas necessidades de cada cliente. O diagnóstico é encaminhado ao cliente junto com a proposta comercial.

DIGITALIZAÇÃO

A Cepe possui um moderno e ágil processo de digitalização que consiste na conversão da informação, capturando as imagens através de scanners de alta resolução. Para realizar esse serviço, possuímos máquinas e softwares de última geração, além de um controle de qualidade que garante que o arquivo digital seja idêntico ao documento físico.

Com a capacidade inicial de digitalizar até 4 milhões de imagens por mês em tamanhos que variam entre A0, A3 e A4, em formato de conjuntos documentais, livros, revistas, plantas e tabloides.

Gestão e Guarda

A Cepe disponibiliza o serviço de armazenamento dos documentos em um ambiente ideal para sua preservação. Para a solução de guarda, a equipe de logística trabalha na organização das caixas garantindo que o cliente tenha acesso aos seus documentos com maior agilidade. Entre as etapas da gestão documental estão a organização e a transcrição do conteúdo dos documentos.

Nossos galpões são equipados com sistemas de monitoramento especial, antiincêndio, brigada de incêndio, controle de acesso, sala de consulta, vigilância 24 horas e sistema informatizado de localização de documento. Com todos esses serviços e o compromisso de permanecer em constante evolução, a Cepe é, sem dúvida, a melhor escolha para o serviço de digitalização, gestão e guarda de documentos, consolidando-se como um importante prestador dessa linha de serviços.

Acervo cepe

Garantir um bom serviço é nosso compromisso não só com os nossos clientes, mas também com a sociedade. Por isso foi criado o Portal Acervo Cepe.
Um acervo memorial de livre acesso para consulta de manuscritos, fotografias, documentos e registros históricos, sem nenhum custo.